Vom Kinderbetreuungszuschuss profitieren

Dieser Artikel wurde schon vor einiger Zeit geschrieben und veröffentlicht. Wir möchten daher darauf hinweisen, dass sich die Rechtslage inzwischen geändert haben könnte.

Ein neues Schul- und Kindergartenjahr hat begonnen und so stellt sich für manche Arbeitnehmende und damit auch für Arbeitgeber die Frage nach einem Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten.

2017 betrug die Höhe der durchschnittlich steuerlich geltend gemachten Betreuungskosten der Eltern für ein Kind von drei bis sechs Jahren 1.630 Euro. Neuere Zahlen liegen aufgrund der langen Fristen zur Steuerveranlagung noch nicht vor. Die Kosten dürften in der Zwischenzeit jedoch gestiegen sein. Ein Zuschuss hierzu stellt also ein attraktives Extra für die Beschäftigen dar.

Was gibt es nun bei der Zahlung eines steuer- und sozialversicherungsfreien Betreuungszuschusses zu beachten?

Voraussetzungen

Der Kinderbetreuungszuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die Umwandlung von arbeitsrechtlich bereits geschuldetem Entgelt in einen Betreuungszuschuss ist nicht möglich.
Steuer- und sozialversicherungsfrei sind die Kosten der Unterbringung, einschließlich Unterkunft, Verpflegung und Betreuung. Nicht bezuschussbar sind dagegen Fahrtkosten oder Kosten für sonstige Freizeitgestaltung, wie Musikunterricht oder Turnen im Verein.
Der Zuschuss darf nur für nicht schulpflichtige Kinder der/des Arbeitnehmenden gezahlt werden.
Die Kinder müssen in Kindertagesstätten (Kinderkrippen/Kindergärten) oder vergleichbaren öffentlich anerkannten Einrichtungen, z.B. bei einer Tagesmutter, untergebracht sein. Die Trägerschaft des jeweiligen Betreuungsangebots (öffentlich-rechtlich, kirchlich oder privat) spielt dagegen keine Rolle. Nicht möglich sind dagegen Babysitter, Großeltern oder die gegenseitige elterliche Beaufsichtigung in einer „Krabbelgruppe“.

Vorgehen

Die/der Arbeitnehmend:e hat dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung der Mittel nachzuweisen (z.B. durch Vorlage einer Kopie des Betreuungsvertrags). Hierbei ist es unerheblich, welcher Elternteil die Kosten für das Betreuungsangebot tatsächlich trägt. Eine Änderung der Kosten ist dem Arbeitgeber unverzüglich und unaufgefordert mitzuteilen und ein neuer Nachweis ist vorzulegen. Der Arbeitgeber muss den Nachweis im Original zusammen mit den übrigen Lohnunterlagen aufbewahren.
Der Arbeitgeber muss entscheiden, ob er den Zuschuss einmalig oder regelmäßig zahlen möchte und mit welchem Betrag er sich an den Kosten beteiligt. Die Höhe des Zuschusses lässt sich frei gestalten. Steuerfreie Kinderbetreuungszuschüsse unterliegen aktuell keinen Höchstbeträgen. Es können jedoch nur die tatsächlichen Aufwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden. Überzahlungen sind ausnahmslos steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Arbeitgeber sollten bei der Gewährung des Kinderbetreuungszuschusses daran denken, dessen Laufzeit vorsorglich zu befristen, wenn sie den Betrag nach Wegfall des Betreuungsangebots nicht dauerhaft an die/den Arbeitnehmende(n) weitergewähren wollen.

Es lohnt sich also, vor der nächsten Gehaltserhöhung über einen Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten nachzudenken. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung spart sich die/der Arbeitnehmende Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, während auch für den Arbeitgeber keine Lohnnebenkosten für den Zuschussbetrag entstehen.

Die Kinderbetreuungskosten, die den Zuschuss des Arbeitgebers übersteigen, können Arbeitnehmende selbstverständlich weiterhin unter bestimmten Voraussetzungen als Sonderausgaben im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen.

Übrigens: Schon seit 1992 gibt es die generelle Steuerfreiheit für alle Leistungen des Arbeitgebers zur Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmenden, auch wenn beispielsweise 1994 die Versorgungsquote in Deutschland für Kinder im Krippenalter nur bei 6,3 % und für Kinder im Kindergartenalter nur bei 77,2 % lag. 2022 lag die Betreuungsquote für Kinder unter drei Jahren bundesweit bei 35,5 % und von drei Jahren bis zur Einschulung bei 91,7 % und trotzdem gehören Arbeitgeber, die einen Zuschuss zur Kinderbetreuung zahlen, immer noch zur Minderheit.