Gutscheine und Geldkarten – Darauf sollten Sie achten

Gutscheine und Geldkarten – Darauf sollten Sie achten

Gutscheine und Geldkarten sind bei Arbeitgebern ein beliebter Weg, Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Gehalt etwas zukommen zu lassen. Steuerlich kann das attraktiv sein: Sachbezüge bis zu 50 Euro im Monat, auch wenn sie jeden Monat gewährt werden, können steuerfrei bleiben. Allerdings müssen dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Nicht jeder Gutschein zählt als Sachbezug

Entscheidend ist zunächst, dass es sich steuerlich tatsächlich um einen Sachbezug und nicht um eine Geldleistung handelt. Gutscheine und Geldkarten dürfen keine allgemeine Bezahlfunktion wie Bargeld oder eine normale Kreditkarte besitzen. Ihre Einsatzmöglichkeiten müssen entsprechend begrenzt sein.

Nach § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG kann diese Voraussetzung beispielsweise erfüllt sein, wenn der Gutschein nur innerhalb eines begrenzten Netzes von Akzeptanzstellen eingesetzt werden kann. Eine frei einsetzbare Zahlungskarte fällt dagegen nicht unter die Begünstigung.

Ein typisches Beispiel für einen Sachbezug: der Tankgutschein

Ein Arbeitgeber gewährt einer Mitarbeiterin monatlich einen Tankgutschein im Wert von 50 Euro. Damit dieser als Sachbezug gelten kann, muss seine Nutzung entsprechend beschränkt sein. Das kann der Fall sein, wenn der Gutschein

• auf eine bestimmte Tankstellenkette beschränkt ist

• nur in einem regional begrenzten Gebiet eingesetzt werden kann 

• oder die Nutzung auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen beschränkt ist.

Erfüllt also ein Gutschein die gesetzlichen Voraussetzungen nicht, weil er z.B. zu flexibel einsetzbar ist, gilt er als Geldleistung. 

Auch Gutscheine eines bestimmten Einzelhändlers oder regional begrenzt einsetzbare Gutscheinkarten können Sachbezüge sein. Entscheidend ist immer die konkrete Ausgestaltung.

Die 50-Euro-Grenze richtig anwenden

Bei den genannten 50 Euro handelt es sich um eine monatliche Freigrenze. Wird sie überschritten, kann der gesamte Sachbezug steuer- und beitragspflichtig werden.

Außerdem müssen weitere Sachbezüge zusammen berücksichtigt werden, die unter diese Freigrenze fallen. Es kommt also nicht allein auf den Wert eines einzelnen Gutscheins an, sondern gegebenenfalls auf den Gesamtwert aller Gutscheine.

Wichtig ist auch: Gutscheine und Geldkarten müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Wird stattdessen ein Teil des bisherigen Gehalts in einen Gutschein oder eine Geldkarte umgewandelt, gilt die Steuervergünstigung für Sachbezüge nicht.

Tipp: Geschenke zu persönlichen Anlässen

Sachgeschenke zu besonderen persönlichen Anlässen, etwa zum Geburtstag, zur Hochzeit oder zur Geburt eines Kindes, sind bis zu einem Wert von 60 Euro als sogenannte Aufmerksamkeit steuerfrei. Sie werden nicht auf die 50-Euro-Freigrenze angerechnet.

Vorsicht bei Kostenerstattungen

Doch Vorsicht bei Kostenerstattungen! Geht die Mitarbeiterin aus dem Beispiel tanken und erstattet der Arbeitgeber anschließend den Betrag, liegt grundsätzlich eine Geldleistung vor. Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze kann dann nicht genutzt werden. 

Auch eine Auszahlung des Gutscheinwerts in Bargeld ist nicht begünstigt. Deshalb sollte bei der Auswahl des Gutscheins oder der Geldkarte darauf geachtet werden, welche Auszahlungs- und Nutzungsmöglichkeiten das jeweilige Modell vorsieht.

Wann gilt der Gutschein als zugeflossen?

Auch der Zeitpunkt des Zuflusses ist wichtig, da die 50-Euro-Freigrenze pro Kalendermonat gilt. Bei Gutscheinen ist grundsätzlich die Vergabe, bei Geldkarten die Aufladung des Guthabens maßgeblich – nicht erst der spätere Einkauf.

Vorher prüfen lohnt sich

Gutscheine und Geldkarten können ein attraktiver Benefit für Mitarbeiter sein. Damit die steuerlichen Vorteile tatsächlich erhalten bleiben, sollten Arbeitgeber jedoch genau prüfen, welches Gutschein- oder Kartenmodell sie einsetzen und wie die Gewährung im Unternehmen gestaltet ist.

Wer hier von Anfang an auf die richtige Gestaltung achtet, vermeidet spätere Enttäuschungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung.

Auf einen Blick: Das sollten Arbeitgeber beachten

• 50-Euro-Freigrenze: Sachbezüge können bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei bleiben.

• Zusätzlich zum Gehalt: Eine Gehaltsumwandlung ist nicht begünstigt.

• Nicht jede Karte ist geeignet: Gutscheine und Geldkarten müssen die gesetzlichen Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllen.

• Weitere Sachbezüge mitrechnen: Wird die monatliche Freigrenze insgesamt überschritten, kann der gesamte Betrag steuerpflichtig werden.

• Keine nachträgliche Kostenerstattung: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Mitarbeitenden verauslagten Betrag, handelt es sich grundsätzlich um eine Geldleistung.

• Zufluss beachten: Bei Gutscheinen zählt grundsätzlich das Datum der Übergabe, bei Geldkarten das der Aufladung.

• Persönliche Anlässe: zusätzliche Sachgeschenke bis 60 Euro, etwa zum Geburtstag, sind steuerfrei.