Die Lohnsteuer ergibt sich aus Einkünften, die den Beschäftigten tatsächlich zufließen, nicht geleisteter Lohn bleibt hierbei unberücksichtigt (Zuflussprinzip). 

Sozialversicherungsbeiträge werden dagegen auch aus dem geschuldet, was dem Mitarbeiter aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Regelungen rechtlich zustünde, unabhängig davon, ob es tatsächlich auch geleistet wird (Entstehungsprinzip). 

Wann entsteht Phantomlohn?

Er entsteht, wenn Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung für geleistete Arbeit haben, diese aber nicht oder nicht in voller Höhe erhalten. Beispiele sind:

• Unbezahlte Überstunden: Wenn ein Arbeitnehmer Überstunden leistet, die nicht oder nicht vollständig vergütet werden, obwohl dies geschuldet wäre, entsteht Phantomlohn in Höhe des nicht abgerechneten und ausgezahlten Entgelts.
• Fehlende Zuschläge: Wenn an sich geschuldete Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit nicht oder nicht korrekt gezahlt werden, entsteht Phantomlohn in Höhe der fehlenden Zuschläge.
• Tarifliche oder gesetzliche Ansprüche: Auch wenn Arbeitnehmer Anspruch auf einen bestimmten Lohn aufgrund Arbeitsvertrags, betrieblicher Übung, eines Tarifvertrags oder gesetzlicher Regelungen haben, aber weniger erhalten, entsteht Phantomlohn.
• Ein weiteres Risiko entsteht durch geldwerte Vorteile wie Tankgutscheine, Jobtickets oder andere Sachzuwendungen. Werden diese nicht vollständig in der Lohnabrechnung erfasst, liegt auch hier Phantomlohn vor.
• Ungeregelte Vergütungsansprüche in der Zukunft aufgrund der (wiederholten) tatsächlichen Vergütungsgewährung in der Vergangenheit ohne Freiwilligkeitsvorbehalt (betriebliche Übung)

• Ausbezahlung von gesetzlichem Mindesturlaub während des Anstellungsverhältnisses, die nicht zur Erfüllung der geschuldeten Urlaubsgewährung in Natura führen und für den mit Beendigung der Anstellung ein gesetzlicher Urlaubsabgeltungsanspruch entsteht

   

Folgen für Arbeitnehmende

Ansprüche des Arbeitsnehmers auf Abrechnung und Auszahlung von offenem Lohn richten sich nach den allgemeinen arbeitsrechtlichen Regelungen, so dass diese z. B. durch Zeitablauf arbeitsvertraglich ausgeschlossen sein oder verjähren können. Infolgedessen kann es sein, dass der Lohnanspruch für den Arbeitnehmer nicht mehr gerichtlich durchsetzbar ist.

Die Deutsche Rentenversicherung kann dennoch Sozialversicherungsbeiträge auch auf diesen nicht durchsetzbaren Lohn nachfordern.

Folgen für Arbeitgeber

Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für bis zu vier Jahre rückwirkend auf den Phantomlohn und Säumniszuschläge. Der Arbeitgeber hat sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil zu tragen. Bei Vorsatz sogar über einen längeren Zeitraum von 10 Jahren hinweg und es droht sogar ein Strafverfahren.

Vermeidung von Phantomlohn

Um Phantomlohn zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass alle geschuldeten Entgeltbestandteile korrekt berechnet und ausgezahlt werden.

• Die wichtigste Voraussetzung ist ein sauberes Arbeitszeitmodell, das alle geleisteten Stunden transparent erfasst und korrekt vergütet.
• Auch sämtliche Zuschläge – etwa für Nachtarbeit oder Feiertage – müssen zuverlässig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Es genügt nicht, wenn solche Zahlungen „auf Zuruf“ erfolgen oder individuell ausgehandelt werden.

• Alle Arbeitsbedingungen, auch die „nebenbei besprochenen“, sollten schriftlich fixiert und regelmäßig überprüft werden. Gerade bei Teilzeitmodellen oder Minijobs besteht ein erhöhtes Risiko, dass tatsächliche Arbeitszeiten nicht mit dem vertraglich Vereinbarten übereinstimmen. 

   

Phantomlohnfallen

• Minijob auf Abruf

Eine Phantomlohnfalle schuf ab 2019 eine Änderung im Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG): „Wenn die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit nicht festgelegt ist, gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart.“ Zuvor waren es nur zehn Stunden. Damit hat sich die sozialversicherungsrechtliche Standard-Arbeitszeit im TzBfG-Geltungsbereich verdoppelt. Wer im Minijob auf Abruf ohne schriftliche Vereinbarung weniger im Einsatz ist, leistet aus Sicht der Sozialversicherung 20 Wochenstunden, ergibt bei rechnerisch 4,33 Wochen pro Monat multipliziert mit 12,82 Euro Mindestlohn / Stunde einen Monatslohn von 1.110,21 Euro. Ab 01.01.2026 erhöht sich der Mindestlohn auf 13,90 EUR / Stunde. 

Dann fordert die Deutsche Rentenversicherung trotz geringerer geleisteter Arbeitszeit und bei deutlich unter 556,- EUR Bruttomonatslohn, Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitgeber nach, weil der gesetzlich geschuldete, aber nicht ausgezahlte Lohn, einen sozialversicherungspflichtigen Phantomlohn verursacht hat. 

Außerdem führt der Phantomlohn beim Minijob meistens dazu, dass dessen allgemeine Vorteile wegen Überschreitung der 556-Euro-Grenze wegfallen und dem Arbeitgeber weitere Nachzahlungen drohen.

• Geldwertevorteile: z.B. Tankgutschein

Der gesetzlich nicht definierte Begriff der Einnahmen umfasst jeden geldwerten Vorteil, der dem Versicherten in ursächlichem Zusammenhang mit einer Beschäftigung zufließt. Hierzu gehören die Gegenleistungen des Arbeitgebers für die erbrachte Arbeitsleistung des Beschäftigten. Darunter fallen in erster Linie der tarif- oder einzelvertraglich vereinbarte Bruttoverdienst (vgl BSG Urteil vom 14.7.2004 - B 12 KR 7/04 R - SozR 4-2400 § 22 Nr 1 RdNr 19), aber auch Sachbezüge (vgl BT-Drucks 7/4122 S 32), also Sachgüter in Geldeswert. Demnach sind auch Tankgutscheine beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

1. Geldwerter Vorteil kausal mit der Beschäftigung verknüpft;
2. Nicht nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 Hs. 1 SvEV von der Zurechnung zum Arbeitsentgelt ausgenommen. Grundsätzlich sind einmalige Einnahmen oder laufende Zulagen, Zuschläge, Zuschüsse oder ähnliche Einnahmen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden, nicht dem Arbeitsentgelt zuzurechnen, soweit sie lohnsteuerfrei sind. Werden Geldwertevorteile jedoch nicht zusätzlich zum Entgelt gewährt, sondern als Gegenleistung für die erbrachten Arbeitsleistung, so sind diese Bestandteil des Vergütungsanspruchs und daher sozialversicherungspflichtig;
3. Keine sonstigen Sachbezüge im Sinne des § 3 Abs. 1 S. 4 SvEV i.V.m § 8 Abs. 2 S. 9 EstG bei Beträge unter 44 EUR. Eine Sachzuwendung liegt nur vor, wenn der Arbeitgeber nach der arbeitsvertraglichen Vereinbarung eine Sachleistung schuldet und den Geldbetrag lediglich an erfüllungsstatt leistet. Schuldet der Arbeitgeber hingegen von vornherein nur einen Geldbetrag, vermag auch eine mit der Zahlung verknüpfte Bedingung die Geldleistung nicht in eine Sachleistung umzuqualifizieren. Wenn danach das arbeitsvertragliche Versprechen auf die Gewährung eines Sachbezugs gerichtet ist, kommt es auf die Art und Weise der Durchführung nicht (mehr) an (BFH Urteil vom 4.7.2018 - VI R 16/17 - BFHE 261, 543, 548 RdNr 26 ff).

• Urlaubsentgelt / Entgeltfortzahlung und Zuschläge

Bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit oder bei Urlaub gilt grundsätzlich das sogenannte Entgeltausfallprinzip. Hiernach erhalten Arbeitnehmer die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge mit Vergütungscharakter, etwa für Sonn-, Feiertag- und Nachtarbeit. Voraussetzung hierfür ist, dass der Mitarbeiter in dem bestimmten Zeitraum auch tatsächlich zur Sonn-, Feiertag- und Nachtzeit gearbeitet hätte, wenn er nicht krank oder im Urlaub gewesen wäre. Maßgeblich ist die regelmäßige Arbeitszeit des Arbeitnehmers.

Zuschläge auf tatsächlich geleistete Arbeit zur Sonn-, Feiertag- und Nachtzeit sind steuer- und sozialversicherungsfrei. 

Hingegen unterliegen Zuschläge die im Falle von Urlaub, Krankheit oder Feiertag, in das Urlaubsentgelt und/oder die Lohnfortzahlung einzubeziehen sind, voll der Steuer- und Sozialversicherungspflicht.