Auch sogenannte Geldkarten werden oft verwendet und es gibt diverse Anbieter hierfür. Damit diese besondere Form des Sachbezugs jedoch jeder Prüfung standhält, müssen verschiedene Bedingungen erfüllt sein.

Was sind Sachbezüge überhaupt?

Sachbezüge sind gem. § 8 EstG alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen. Hierzu zählen beispielsweise freie Verpflegung, Waren, die üblicherweise vom Arbeitgeber für Kunden hergestellt oder vertrieben werden und die stattdessen die/ der Arbeitnehmende erhält, Gutscheine oder Geldkarten und sonstige Vergünstigungen und Geschenke. Sie können im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses also in den verschiedensten Formen gewährt werden. Auch Sachbezüge gehören, wenn sie nicht ausdrücklich steuerfrei gestellt sind, wie Barzuwendungen zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. Für die Bewertung von Sachbezügen gelten verschiedene Grundsätze, die bei der Gewährung dieser jeweils gesondert zu prüfen und zu beachten sind. Im Folgenden beleuchten wir die Gruppe der Warengutscheine und Geldkarten.

Voraussetzungen für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit von Warengutscheinen und Geldkarten

• Der Betrag des Warengutscheins bzw. der Betrag, der auf die Geldkarte aufgeladen wird, muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt gezahlt werden. Es darf also nicht ein Teil des bestendenden Gehalts/ Arbeitslohns umgewandelt werden.
• Der Gutschein bzw. die Geldkarte muss eines der folgenden Kriterien erfüllen:
  • Es dürfen ausschließlich Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins aus seiner eigenen Produktpalette bezogen werden, z.B. einem Einzelhandelsgeschäft, eines einzelnen Tankstellenbetreibers oder eines Online-Händlers.
  • Es dürfen nur Waren oder Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen in Deutschland bezogen werden, z.B. innerhalb eines Einkaufszentrums, einer Stadt, einer bestimmten Laden- oder Tankstellenkette.
  • Der Gutschein oder die Geldkarte ist beschränkt auf eine sehr begrenzte Waren- oder Dienstleistungspalette, z.B. den Personennah- und Fernverkehr, Kraftstoff, Bücher oder Streamingdienste.
• Nicht als Sachbezug und damit als steuerpflichtige Geldleistung zu behandeln ist
  • die Übergabe von Geld, auch wenn dieses als zweckgebunden für einen Sachbezug, z.B. für ein Fahrrad, gegeben wird
  • Gutscheine oder Geldkarten
    • mit unbegrenzten Einlösungsmöglichkeiten für Waren und Dienstleistungen
    • mit Einkaufsmöglichkeiten bei Drittanbietern („Marketplace“)
    • die über eine Barauszahlungsfunktion verfügen
    • die über eine eigene IBAN verfügen
    • die für Überweisungen genutzt werden können
    • die für den Erwerb von Devisen verwendet werden können
• Alle Sachbezüge, die ein:e Arbeitnehmer:in erhält und die nach den allgemeinen Bewertungsvorschriften in § 8 Abs. 2 Satz 1 EstG zu bewerten sind, dürfen innerhalb eines Kalendermonats die Freigrenze von 50,- € nicht übersteigen. Zu diesen Sachbezügen zählen z.B. kostenfreie Mahlzeiten und Warengutscheine. Wird der Betrag überschritten, wird der Gesamtbetrag der Sachbezüge steuer- und beitragspflichtig.
• Es dürfen Gutscheine nicht für mehrere Monate gesammelt übergeben werden. Der Gutschein muss in der Lohn-/ Gehaltsbuchhaltung immer dem Monat der Übergabe an die/ den Arbeitnehmenden zugeordnet werden.

Beispiele für Warengutscheine

1.)

Ein Arbeitgeber in München händigt einer Arbeitnehmerin eine wiederaufladbare Gutscheinkarte über 50,- € aus, die in einem Geschäft in der Münchener Innenstadt ausgestellt wurde und zum Bezug von Waren aus der Produktpalette des Geschäfts genutzt werden kann.
Es handelt sich um einen Sachbezug, für den die monatliche Freigrenze in Anspruch genommen werden kann.

2.)

Ein Arbeitnehmer erhält von seiner Arbeitgeberin einen Gutschein für einen großen Onlinehändler über 45,- €, bei dem auch Produkte von Fremdanbietern erworben werden können.
Es handelt sich aufgrund der Einbeziehung von Fremdanbietern nicht um einen Sachbezug, da nicht ausschließlich Waren aus der Produktpalette des Gutscheinausstellers gekauft werden können.

3.)

Ein Arbeitgeber in München übergibt einer Arbeitnehmerin einen Warengutschein über 50,- €, der ausschließlich in einem Outletcenter in Salzburg (Österreich) eingelöst werden kann.
Es handelt sich nicht um einen Sachbezug, da es sich nicht um einen Gutschein für ein Einkaufszentrum in Deutschland handelt.

4.)

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber die Tankkarte einer Mineralölgesellschaft im Wert von 50,- €, die ausschließlich zum Kauf von Kraftstoff bei dieser Gesellschaft in Deutschland und im Ausland berechtigt.
Es handelt sich um einen Sachbezug, da mit der Karte lediglich Kraftstoff erworben werden kann.

5.)

Eine Arbeitnehmerin erhält monatlich einen Warengutschein über 40,- €, der von einem bestimmten Onlinehändler ausgestellt wird und nur zum Bezug von Waren aus dem Sortiment des Händlers berechtigt. Zusätzlich wird sie im September von ihrer Arbeitgeberin zum Mittagessen eingeladen. Die Rechnung beläuft sich auf 12,- € pro Person.
Es handelt sich um zwei Sachbezüge, die jeweils für sich steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung sind. Die Freigrenze von 50,- € wird im September jedoch insgesamt überschritten. Somit wird der gesamte Betrag von 52,- € steuer- und beitragspflichtig.

Praxistipps

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 50,- € bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers, also Geschenke, bis zu 60,- € steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses der/ des Arbeitnehmenden übergeben werden. So schließt beispielsweise der monatliche Tankgutschein das Geburtstagsgeschenk nicht automatisch aus.

Der Warengutschein oder das Guthaben auf Geldkarten kann von den Arbeitnehmenden gespart werden, um damit z.B. zu einem späteren Zeitpunkt eine größere Anschaffung zu finanzieren. Die Einlösung des Sachbezugs muss also nicht unbedingt innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen – es sein denn, der Gutschein- oder Kartenaussteller gibt dies vor.